Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de Asahi JuJutsu club Leuven, Baanakkerweg 22, 3060 Bertem, asahidojo@telenet.be, voor ledenbeheer en organisatie van clubactiviteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om u op de hoogte te houden van de activiteiten van onze club op basis van het gerechtvaardigd belang om aan haar leden en ex-leden sport aan te bieden.  Indien u hieromtrent vragen heeft kan u zich steeds wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

  1. Verwerkingsverantwoordelijke en Functionaris Gegevensbescherming

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van Uw persoonsgegevens is:

  • Peter De Wortelaer

Baanakkerweg 22

3060 bertem

Tel: 016/896101

Gsm : 0474/890918

e-mail: asahidojo@telenet.be

De co-verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van Uw persoonsgegevens is:

  • Vlaamse Ju Jitsu Federatie VZW

Drakenhoflaan 160

2100 Deurne

Ingeschreven in de Kruispuntbank Ondernemingen onder het nummer 0438.871.478

Tel: 03/281 16 22

e-mail: secretariaat@vjjf.be

Teneinde de bescherming van Uw privacy optimaal te organiseren heeft de Vlaamse Ju Jitsu Federatie VZW een Data Protection Consultant aangesteld:

  • Werner Wouters

Tel: 015/33.01.40

e-mail: werner@alkinooslaw.com

  1. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

 Uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van Uw aansluiting bij de Asahi JuJutsu Club Leuven en de automatisch daaruit voortvloeiende aansluiting bij de Vlaamse Ju Jitsu Federatie VZW.

Zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de co-verwerkingsverantwoordelijke mogen deze persoonsgegevens verwerken op basis van de uitvoering van het door U aangegane lidmaatschap (uitvoering van een overeenkomst), op ons rustende wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang een efficiënte ledenadministratie te voeren.

Voor bepaalde gegevens, die hierna verder besproken worden, hebben wij Uw toestemming nodig om ze te mogen verwerken.

  1. Categorieën van persoonsgegevens

 In het kader van onze activiteiten en deze van de VJJF VZW verwerken wij de volgende gegevens (indien van toepassing):

  • Naam en adresgegevens
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • VTS kwalificaties
  • Opleidingsniveau LO – bachelor/master (indien trainer)
  • Opleidingsniveau kinesitherapie – bachelor/master (indien trainer in G-sport)

Deze gegevens moeten verstrekt worden teneinde de ledenadministratie conform de noden van de Club en de VJJF VZW alsook conform van de vigerende regelgeving te kunnen voeren.

  • Telefoonnummer
  • GSM nummer
  • E-mail
  • Begunstigde OMNIO statuut
  • Gegevens mutualiteit
  • Informatie in verband met bepaalde behaalde diploma’s
  • Informatie in verband met bepaalde uitgeoefende functies

Deze gegevens zijn facultatief op te geven en worden enkel op basis van de toestemming van de betrokkene verwerkt. Het verstrekken van deze gegevens wordt als toestemming tot de verwerking ervan beschouwd.

  • Beeltenis, zowel foto als video

De beeltenis zal enkel verwerkt worden op basis van de dubbele toestemming van de betrokkene, enerzijds de toestemming om de beelden te nemen en anderzijds de toestemming om de genomen beelden te gebruiken.

De beelden zullen louter gebruikt worden in het kader van JuJutsu gerelateerde verwerkingen, zoals bijvoorbeeld reclamefolders en filmpjes.

De dubbele toestemming dient door de betrokkene uitdrukkelijk gegeven te worden op het aansluitingsformulier bij aansluiting of op een afzonderlijk formulier indien deze toestemming na de aansluiting worden gegeven.

  1. Uw rechten

 In het kader van de verwerking van Uw persoonsgegevens binnen de ledenadministratie beschikt U over de volgende rechten:

  • Recht van inzage, zodat U weet welke gegevens wij van U verwerken
  • Recht van rectificatie, ofwel het recht van verbetering zodat U foute gegevens kan laten verbeteren
  • Recht van beperking van de verwerking
  • Recht van bezwaar
  • Recht op vergeten te worden, waardoor Uw gegevens zullen verwijderd worden
  • Recht op gegevensoverdracht, zodat U kan vragen dat wij de van U verwerkte gegevens overdragen aan een derde
  • Recht om de toestemming ten allen tijde in te trekken voor de gegevens die wij van U verwerken op basis van Uw toestemming
  • Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit – Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel – Tel: 02/274.48.00 – Fax: 02/274.48.35 -contact@apd-gba.be

U kan deze rechten ten allen tijde uitvoeren door een schriftelijk verzoek te zenden aan hetzij de clubverantwoordelijke voor de verwerking door de club, Peter De Wortelaer, hetzij aan de Data Protection Consultant van de VJJF, Werner Wouters, Molenstraat 13, 2220 Heist op den Berg, werner@alkinooslaw.com.

Bij uitvoeren van Uw recht om vergeten te worden, recht van bezwaar en recht van beperking zal het lidmaatschap automatisch stopgezet worden aangezien wij in voorkomend geval niet meer over voldoende informatie kunnen beschikken om de ledenadministratie op een efficiënte wijze en conform de wettelijke voorschriften te voeren.

  1. Doorgeven van Uw gegevens

De gegevens die je verstrekt worden enkel en alleen doorgegeven aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven activiteiten of indien ze hiertoe wettelijk verplicht wordt bvb in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

  1. Bewaartermijn

Uw gegevens worden zo lang bewaard als nodig voor het doeleinde waarvoor ze verwerkt worden.

In het kader van de wettelijke verplichtingen alsook in het kader van de goede werking van de club en de VJJF vzw worden de gegevens gedurende de ganse lidmaatschapsperiode bewaard alsook gedurende een termijn van 10 jaar daarna.

Na deze termijn zullen al Uw persoonsgegevens verwerkt door de club en/of de VJJF vzw definitief uit de bestanden gewist worden.

  1. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Zowel de Asahi JuJutsu club als de Vlaamse Ju Jitsu Federatie vzw hebben de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen teneinde te vermijden dat dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Uw persoonsgegevens in het gedrang zou komen.

Wat de Asahi Club betreft zijn dit antivirussoftware op PC en laptop, back ups via I-Cloud, gebruik van wachtwoorden, intern gebruik van gegevens via het need to know principe.  Print-out van de relevante gegevens ter beschikking in de dojo in een afgesloten kast met cijfercode enkel ter beschikking van de trainers.  Bij het vertrek van een trainer wordt deze code veranderd.

De Asahi JuJutsu club en de Vlaamse Ju Jitsu Federatie VZW hebben ten allen tijde het recht om deze privacy policy aan te passen.

Huidige versie is deze van toepassing vanaf 1 september 2019

 

Peter De Wortelaer

Voorzitter